W działalności przedsiębiorcy marketing odgrywa kluczową rolę, ale wiąże się z nim także szereg obowiązków prawnych. Wysyłanie newsletterów i ofert handlowych wymaga poszanowania przepisów o ochronie danych osobowych oraz tzw. przepisów antyspamowych. Niedopełnienie tych wymogów może skutkować dotkliwymi karami oraz utratą zaufania klientów. Jak zatem prowadzić działania marketingowe zgodnie z prawem?

Zgoda odbiorcy jako podstawa legalnego marketingu

Podstawową zasadą jest uzyskanie uprzedniej zgody od odbiorcy na otrzymywanie informacji handlowych. Zgoda ta powinna być dobrowolna, świadoma i udzielona poprzez wyraźne działanie potwierdzające (np. zaznaczenie pola wyboru przez użytkownika). Przepisy wymagają odrębnej zgody na każdy kanał komunikacji – osobno na e-mail, SMS czy telefon. Niedopuszczalne jest domyślne zaznaczanie zgód czy ukrywanie ich treści w regulaminie. Również RODO nakłada na firmy obowiązek posiadania podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych – najczęściej właśnie zgody osoby, której dane dotyczą. W praktyce oznacza to, że przed dodaniem kogoś do listy mailingowej trzeba upewnić się, że wyraził na to jednoznaczną zgodę. Ponadto odbiorca ma prawo w każdej chwili taką zgodę wycofać, a przedsiębiorca musi mu to umożliwić w prosty sposób (np. link do wypisania się w treści maila).

Konsekwencje naruszeń – kary i odpowiedzialność

Lekceważenie obowiązku uzyskania zgody lub utrudnianie jej wycofania może narazić firmę na poważne konsekwencje. Przykładem jest decyzja Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 2019 roku – na spółkę marketingową nałożono wówczas karę ponad 200 tys. zł za stworzenie mechanizmu utrudniającego wycofanie zgody marketingowej. Urząd uznał, że takie działanie narusza prawa osób, które zgodziły się na komunikację marketingową, w szczególności ich prawo do łatwego wycofania tej zgody. Oprócz kar finansowych (które zgodnie z RODO mogą sięgać nawet do 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu), przedsiębiorca ryzykuje także odpowiedzialność na gruncie ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną za rozsyłanie niezamówionych informacji handlowych. W skrajnych przypadkach uporczywy spam może prowadzić do pozwów cywilnych ze strony odbiorców lub działań Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

Dobre praktyki w e-mail marketingu

Aby uniknąć problemów prawnych, warto wprowadzić w firmie kilka prostych zasad. Po pierwsze, zawsze dokumentuj uzyskanie każdej zgody (np. poprzez system double opt-in, gdzie użytkownik potwierdza chęć zapisania się na newsletter). Po drugie, zadbaj o jasną politykę prywatności i regulamin newslettera – odbiorca powinien wiedzieć, kto jest administratorem jego danych i w jakim celu będą one wykorzystywane. Po trzecie, respektuj decyzje subskrybentów: jeśli ktoś wycofuje zgodę lub zgłasza sprzeciw, natychmiast zaprzestań wysyłki do takiej osoby. Pamiętaj, że zgodnie z prawem nie wolno warunkować otrzymania określonej usługi czy rabatu od wyrażenia zgody marketingowej – musi ona być całkowicie dobrowolna. Stosowanie się do tych reguł nie tylko chroni przed sankcjami, ale także buduje pozytywny wizerunek firmy jako podmiotu szanującego prywatność swoich klientów.

Przedsiębiorcy prowadzący działania newsletterowe i marketingowe powinni traktować kwestię zgód bardzo poważnie. Dynamiczny rozwój przepisów o ochronie danych sprawia, że organy nadzorcze coraz skrupulatniej sprawdzają praktyki firm w tym zakresie. Dbanie o legalność działań marketingowych jest zatem inwestycją w bezpieczeństwo biznesu – pozwala uniknąć kar i zdobyć zaufanie klientów. W razie wątpliwości warto skonsultować się z prawnikiem lub specjalistą od ochrony danych, aby upewnić się, że nasze kampanie są zgodne z obowiązującymi regulacjami.

Kancelaria Adwokacka Hindemith Nobis

adwokat Piotr Hindemith +48 501 563 240 piotr@hindemith.pl

adwokat Aleksander Nobis +48 792 010 008 aleksander.nobis@adwokatura.pl

Stan prawny: 18 września 2025 roku