Od 1 marca 2026 roku zmieniają się zasady wnoszenia części pism procesowych w sprawach cywilnych. Nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego wprowadza wyraźne rozróżnienie między pismami składanymi tradycyjnie a tymi, które – w wypadkach wskazanych w ustawie – mają być wnoszone przez portal informacyjny albo przez system teleinformatyczny. Jednocześnie ustawodawca przewidział, że większość kluczowych obowiązków pełnomocników zawodowych związanych z obowiązkowym wnoszeniem określonych pism przez portal informacyjny zacznie obowiązywać dopiero od 1 marca 2027 roku. Już od 1 marca 2026 roku obowiązuje jednak nowy model podpisywania pism elektronicznych i pełnomocnictw oraz nowe zasady elektronicznego poświadczania dokumentów.
W praktyce oznacza to, że pismo procesowe wnoszone elektronicznie musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Ta sama zasada dotyczy pełnomocnictwa udzielonego w postaci elektronicznej. Jeżeli pełnomocnik wnosi pismo przez system teleinformatyczny albo portal informacyjny, powinien dołączyć elektroniczne pełnomocnictwo albo jego elektronicznie uwierzytelniony odpis, a także wskazać numer wpisu na właściwą listę zawodową. Równocześnie adwokat, radca prawny i rzecznik patentowy uzyskali wyraźną podstawę ustawową do elektronicznego poświadczania dokumentów w przewidzianych do tego systemach.
Najdalej idąca zmiana dotyczy jednak portalu informacyjnego jako kanału składania pism. Nowe art. 125¹–1254 k.p.c. przewidują, że jeżeli przepis szczególny tak stanowi i nie jest możliwe wniesienie pisma przez system teleinformatyczny, pismo wnosi się właśnie przez portal informacyjny. Trzeba jednak bardzo uważnie śledzić przepisy przejściowe: obowiązek korzystania przez adwokatów, radców prawnych, rzeczników patentowych, Prokuratorię Generalną RP i prokuratorów z portalu informacyjnego dla enumeratywnie wskazanych pism – takich jak apelacja, część zażaleń, skarga na orzeczenie referendarza, wniosek o uzasadnienie, niektóre wnioski klauzulowe czy wniosek o wydanie odpisu prawomocnego orzeczenia – zacznie obowiązywać dopiero od 1 marca 2027 roku. Do tego czasu ustawodawca pozostawił okres przejściowy.
Nowelizacja jest jednocześnie rygorystyczna. Jeżeli ustawa przewiduje obowiązkowe wniesienie pisma przez portal informacyjny, a pismo zostanie złożone w inny sposób, nie wywoła ono skutków prawnych, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma do sądu. Analogicznie, bezskuteczne będzie wniesienie przez portal informacyjny pisma, które nie powinno być w ten sposób składane albo zostało wniesione przez osobę nieuprawnioną. Ma to bardzo duże znaczenie praktyczne, zwłaszcza przy środkach zaskarżenia i pismach terminowych – błędny kanał wniesienia pisma może oznaczać utratę skuteczności czynności procesowej. Ustawodawca przewidział zarazem mechanizm ochronny na wypadek problemów technicznych po stronie sądu: jeżeli w ostatnim dniu terminu portal informacyjny jest niedostępny z przyczyn leżących po stronie sądu, pismo można wnieść najpóźniej następnego dnia roboczego po przywróceniu dostępności, ale trzeba tę okoliczność uprawdopodobnić.
Istotne są również nowe reguły dotyczące załączników. Do pisma wnoszonego elektronicznie dołącza się załączniki w postaci elektronicznej. Jeżeli jednak określony załącznik – z uwagi na swoje właściwości – nie może zostać skutecznie złożony przez portal, należy dostarczyć go do sądu poza portalem, w terminie 3 dni od wniesienia pisma, uprawdopodobniając przyczynę takiego działania. Podobnie wygląda sytuacja, gdy przepis albo sąd wymaga złożenia papierowego oryginału dokumentu: wówczas oryginał także trzeba przekazać poza portalem, a w razie ustawowego obowiązku dołączenia oryginału – w terminie 3 dni roboczych od wniesienia pisma. Niedochowanie tych zasad może prowadzić do pominięcia załącznika.
Od 1 marca 2026 roku zmieniają się także zasady wzajemnego doręczania pism między profesjonalnymi pełnomocnikami. W toku sprawy wniesienie pisma przez portal informacyjny i uzyskanie dokumentu potwierdzającego przekazanie go drugiej stronie może zastąpić tradycyjny obowiązek bezpośredniego doręczenia odpisu przeciwnikowi procesowemu. Dodatkowo adwokaci, radcowie prawni, rzecznicy patentowi i Prokuratoria Generalna RP mogą doręczać sobie wzajemnie odpisy pism przez portal informacyjny także wtedy, gdy samo pismo do sądu zostało wniesione w inny sposób. Nie dotyczy to jednak wszystkich kategorii pism – ustawodawca pozostawił wyjątki, między innymi dla apelacji, zażaleń, sprzeciwów, zarzutów od nakazu zapłaty czy pozwu wzajemnego. Szczegółowe zasady techniczne bezpośrednich doręczeń przez portal zostały doprecyzowane w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z lutego 2026 roku.
Dla stron i pełnomocników praktyczny wniosek jest jeden: od 1 marca 2026 roku wniesienie pisma procesowego wymaga każdorazowo sprawdzenia nie tylko terminu i treści pisma, lecz także właściwego kanału jego złożenia, sposobu podpisania, formy pełnomocnictwa oraz sposobu dołączenia załączników. Błąd techniczny lub wybór niewłaściwej drogi może okazać się tak samo poważny jak błąd merytoryczny. Kancelaria na bieżąco analizuje nowe przepisy i dostosowuje praktykę procesową do zmienionych zasad, tak aby pisma składane w imieniu klientów były skuteczne formalnie i bezpieczne z punktu widzenia terminów procesowych.
Kancelaria Adwokacka Hindemith Nobis
adwokat Piotr Hindemith +48 501 563 240 piotr@hindemith.pl
adwokat Aleksander Nobis +48 792 010 008 aleksander.nobis@adwokatura.pl
Stan prawny: 24 marca 2026 roku
