Pandemia COVID-19 zmieniła podejście pracodawców do pracy zdalnej. Coraz więcej pracodawców planuje lub już wprowadziło możliwość zdalnego wykonywania pracy dla swoich pracowników. Ustawodawca zdecydował w najnowszej nowelizacji Kodeksu pracy wprowadzić wreszcie postanowienia dotyczące pracy zdalnej do kodeksu pracy. Zmiany są obecnie po pierwszym głosowaniu w Sejmie. Teraz projekt ustawy trafi do Senatu. W związku z tym, że projekt ten cieszył się poparciem znaczącej większości w Sejmie, zmiany powinny bez większych problemów zostać przegłosowane przez Senat, który może jednak zaproponować poprawki do poszczególnych zapisów nowelizacji.

Ustawodawca planuje wprowadzić do Kodeksu pracy definicję pracy zdalnej. Zgodnie z nową definicją: Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).

Wszelkie uzgodnienia w przypadku pracy zdalnej mogą nastąpić: przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Umożliwi to wprowadzenie pracy zdalnej również dla pracowników będących na dzień wejścia w życie przepisów już zatrudnionych u pracodawcy i wykonujących pracę stacjonarnie.

Wprowadzenie pracy zdalnej w czasie zatrudnienia może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy: w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej. Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.

Pracownik będzie musiał składać oświadczania dotyczące swoich warunków lokalowych oraz informować pracodawcę o zmianach tych warunków. W przypadku gdyby warunki te uniemożliwiały wykonywanie pracy zdalnej pracodawca ma uprawnienie niezwłocznie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca jest obowiązany: zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej; zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć inne koszty niż koszty określone bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej. Kwestia tych ostatnich kosztów powinna znaleźć się w porozumieniu lub regulaminie pracy zdalnej. Koszty te będą rozliczane ryczałtowo i nie będą stanowić przychodu.

Pracodawca uzyska dodatkowo prawo przeprowadzania kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, na zasadach określonych w porozumieniu. Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości pracodawca zobowiązuje pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika.

Dodatkowo ustawodawca zdecydował się na podkreślenie statusu pracownika zdalnego, tak aby nie dyskryminować go względem pracownika stacjonarnego. Pracodawca musi umożliwić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

Ustawodawca dodatkowo określił tzw. okazjonalną pracę zdalną, która może być wykonywana przez pracownika na jego wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Kancelaria doradza klientom korporacyjnym w jak najlepszym przygotowaniu się do nadchodzącej nowelizacji i przygotowaniu dokumentacji pracowniczej dotyczącej pracy zdalnej. Zapraszamy do kontaktu z naszymi prawnikami.

Kancelaria Adwokacka Hindemith Nobis

adwokat Piotr Hindemith +48 501 563 240 piotr@hindemith.pl

adwokat Aleksander Nobis +48 792 010 008 aleksander.nobis@adwokatura.pl

Stan prawny: 12 grudnia 2022 roku