Ciężko wyobrazić sobie prowadzenia działalności gospodarczej nie zawierając umów gospodarczych z innymi podmiotami. Począwszy od zawarcia umowy spółki, następnie umowy najmu lokalu, poprzez zawierania umów z pracownikami, a na koniec wreszcie z kontrahentami, przedsiębiorcy muszą bardzo często zawierać umowy.
Wydawałoby się, że nie trzeba nikomu tłumaczyć jak ważna jest treść podpisywanej umowy. Rzeczywistość wskazuje jednak, że nie wszyscy czytają umowy ani nie negocjują treści umów. Część osób nie ma na to czasu, inni nie przykładają do tego należytej wagi, uważając, iż wszelkie kwestie zostały ustalone podczas spotkań, a umowa na pewno odzwierciedla te ustalenia. Nie zawsze jednak bywa tak, że treść umowy jest zgodna z ustaleniami, ale nawet jak w zakresie głównych kwestii jest z nimi zgodna, to pozostałe zapisy wprowadzają uregulowania, które mogą mieć istotny wpływ na realizację uzgodnień.
Umowy trzeba umieć czytać. Poza precyzyjnym opisem zakresu wzajemnych ustaleń, terminów czy też kar umownych, ważne są kwestie wydawałoby się nieistotne, takie jak sposób rozwiązana umowy, czy też regulacja w zakresie rozstrzygnięcia sporu, który może pojawić się podczas wykonywania umowy. Pamiętać należy, iż umowa jest podpisywana na „złe czasy”. Dlatego warto poświęcić chwilę aby ją przeanalizować, doprecyzować i ustalić względną równowagę obu stron umowy.
Przy sporządzaniu umowy warto także pamiętać o zabezpieczeniach związanych z zapłatą wynagrodzenia. Większe transakcje powinny być zabezpieczone np. wekslem, hipoteką lub oświadczeniem o dobrowolnym poddaniu się egzekucji (tzw. „siódemkami” nawiązującymi do art. 777 Kodeksu Postępowania Cywilnego). Zapisy w tym zakresie i ustalenie treści tych dokumentów nie zawsze są proste i przejrzyste.
Sprawdzając umowę trzeba także sprawdzić czy osoba podpisująca umowę ma do tego umocowanie. W przypadku spółek handlowych należy sprawdzić rejestr spółek, a w przypadku działalności gospodarczych ewidencję działalności gospodarczej. Jeżeli umowę podpisuje pełnomocnik, zawsze należy żądać przedstawienia pełnomocnictwa sprawdzając zakres umocowania.
W dzisiejszym obrocie handlowych ważną kwestią jest ustalenia sposobu komunikacji stron umowy. W większości przypadków strony posługują się pocztą elektroniczną i taki sposób kontaktowania jest najczęściej stosowany. Przedsiębiorcy prowadzący działalność z zakresu sprzedaży towarów, czasami posługują się własnymi systemami sprzedaży (platformami), do których dostęp udostępniają drugiej stronie umowy i kontakt w zakresie sprzedaży następuje właśnie za pomocą takiej platformy. Pamiętać należy, iż sposób komunikacji stron umowy ma znaczenie zarówno na szybkość przeprowadzania transakcji jak i na ewentualne postępowanie dowodowe przed Sądem, w zakresie wykonywania oraz zamówienia towaru. Zazwyczaj w umowach komunikowanie się w formie pisemnej, za pomocą wysłania pisma pocztą (w formie tradycyjnej) bywa zarezerwowana tylko dla najważniejszych czynności prawnych. W praktyce obecnie odchodzi się od tradycyjnej formy komunikacji, z uwagi na ciągły rozwój technologii i coraz częstsze podpisywanie dokumentów elektronicznie.
W sytuacji zmian wprowadzanych do umowy, sporządzania aneksów, co do zasady ważność zachowują powyższe postulaty związane z zasadami sporządzania umów podstawowych. Przy tworzeniu aneksu szczególną uwagę zachować należy podczas wskazywania, które z postanowień umowy są zastępowane nowymi, a które np. usuwane z pierwotnej treści. Przy dużej ilości zmian wprowadzanej do umowy, zdarzają się częste pomyłki, które eliminują istotne zapisy, które miały pozostać wiążące.
Zlecenie sporządzenia lub sprawdzenia umowy przed jej podpisaniem jest bardzo ważnym elementem bieżącej działalności przedsiębiorcy. Praktyka pokazuje, iż coraz więcej osób korzysta z takich usług i zleca negocjację umowy oraz zmiany w umowie profesjonalnym podmiotom – adwokatom. Takie działanie pozwala nie tylko zapobiec późniejszym problemem związanym z interpretacją umowy lub brakom zapisów chroniących stronę umowy, ale również pozwala na szybkie egzekwowanie swoich praw.
Kancelaria Adwokacka Hindemith Nobis doradza przedsiębiorcom przy zawieraniu umów, rozwiązywaniu oraz wprowadzaniu zmian w zakresie umów wykonywanych.
Kancelaria Adwokacka Hindemith Nobis
adwokat Piotr Hindemith +48 501 563 240, email: piotr@hindemith.pl
adwokat Aleksander Nobis +48 792 010 008, email: aleksander.nobis@adwokatura.pl
Stan prawny 25 kwietnia 2022 roku
